Ao longo dos anos 80, as academias que tinham taxas altas de evasão eram mais lucrativas do que as que mantinham altas taxas de retenção. Os novos clientes geravam receitas complementares às mensalidades como, por exemplo, a taxa de inscrição. Taxas altas de retenção e lucratividade não estavam necessariamente relacionadas. Atualmente, quanto mais maduro e competitivo for o mercado, maior deverá ser a preocupação com as taxas de retenção. Hoje, os novos clientes não são apenas difíceis de encontrar, são também mais caros para conquistar.

Com o tempo a taxa de evasão tende a aumentar. Em circunstâncias normais, enquanto no 1º ano uma nova academia pode ter uma taxa de evasão entre 25% e 30%, no 2º ano a taxa pode ficar entre 30% e 35%, e no 3º ano, pode subir novamente e ficar entre 35% e 40%. O que ocorre é que, a cada ano, as necessidades e expectativas dos clientes tornam-se cada vez mais heterogêneas e complexas. Tanto as pessoas que trabalham na academia, quanto os clientes, precisam sentir que a academia se preocupa com eles. A academia é um produto vendido no varejo, está ligado à qualidade de vida e ao entretenimento e necessita ser vendido como tal, pois o cliente não compra uma única vez e vai embora satisfeito, ele precisa constantemente renovar a sua sensação de adquirir um produto que lhe traz bem-estar e satisfação.

Isto significa que a academia deverá ser vendida repetida vezes aos mesmos clientes, na medida em que ela atende às suas necessidades. E, como as necessidades dos clientes mudam constantemente, o gerenciamento da retenção estará sintonizado com essas mudanças.  Em resumo, os clientes valorizam muito mais as relações interpessoais do que para aspectos físicos, como o equipamento e o design que são atributos básicos e comuns a grande parte das academias.

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A atividade desenvolvida pelas academias é provavelmente uma das mais complexas, pois lida com o comportamento humano e todas as suas variáveis. O que a academia vende é a emoção, a possibilidade de mudar o sentimento das pessoas com relação a muitos aspectos de sua vida. E o segredo para entender a retenção dos clientes é a percepção da realidade. O que está acontecendo? Quantos clientes foram perdidos? O que pode ser feito em relação a esses fatos? Quais são as expectativas reais dos clientes? Se a academia falhar em relação à retenção, ela não prosperará como negócio.

É fácil perceber o quanto é mais vantajoso dar-lhes um bom serviço após a sua inscrição para manter os clientes ao invés de repô-los por meio de novos clientes. Os custos com comissões de vendas, promoções, descontos e prêmios são 50% superiores aos investimentos em treinamento, manutenção, programação adequada, eventos e comunicação. Um pequeno aumento na taxa de retenção já pode gerar um aumento substancial dos lucros. O sucesso da indústria do fitness tem como base seu “grande poder operacional” onde um aumento na taxa de retenção possui um efeito multiplicador no lucro, uma vez que, acima do ponto de equilíbrio, até 75% de cada centavo arrecadado é transformado em lucro.

A essência da retenção é manter os clientes felizes, de modo que permaneçam envolvidos e regulares no pagamento das mensalidades. Quando perguntamos, na maioria das academias, quem é o responsável pela retenção, a resposta é muitas vezes “todos”. Contudo, sabe-se que, quando “todos” são responsáveis por alguma coisa, isso na prática significa “ninguém”.

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É raro quem tenha como hábito manter mais dinheiro no bolso do que o necessário para pequenas despesas. E o tão utilizado cheque nas décadas anteriores, tem perdido espaço para os práticos cartões de crédito e débito. Segundo a Serasa Experian, nos últimos dez anos, o número de cheques compensados caiu 57,40%.

Mas até que ponto o recebimento por meio de cartão de crédito é bom para a academia?

O recebimento cartão possui as seguintes vantagens:

  • Para a academia
    • Segurança em relação ao recebimento
    • Facilidade de controle e planejamento
    • Alta taxa de renovação (superior a 75%)
  • Para o cliente
    • Comodidade
    • Acúmulo de milhas nos programas de fidelização das operadoras

Em contra-partida, as desvantagens são

  • Para a academia
    • Pagamento da taxa de 3,50% a 5,00% dependendo do volume e da operadora
    • Alto risco tributário caso o recebimento não seja formalizado
  • Para o cliente
    • Pagamento compulsório de mensalidades não utilizadas até a efetivação do cancelamento do plano

Um bom cenário é aquele onde a academia administra a política comercial de forma que haja cerca de 30% dos clientes vinculados por meio dos “planos cartão”. Note que, neste caso, é muito importante a implantação de um “plano cartão” específico, com débitos mensais por prazo indeterminado  ao invés de simplesmente receber os planos convencionais por meio do cartão de crédito onde não haverá um reflexo direto em relação ao desempenho na renovação.

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Se a sua academia possui como base o recebimento por meio de mensalidades, saiba que o esforço em migrar para a estrutura de planos irá requerer menos energia do que você dispende todo mês visando a manter os seus clientes.

Muito provavelmente, seu maior desafio será romper com o paradigma de que não é possível obter dos seus clientes o compromisso de permanecer na academia por um período de tempo pré-determinado simplesmente pelo fato de que nenhum dos seus concorrentes o faz.

É certo que se você perguntar aos seus clientes o que eles desejam para optar pela compra de um plano a resposta será unânime: desconto! Acredite, você poderá implantar a cobrança por meio de planos sem que haja a necessidade de lançar mão de descontos e ainda promover uma mudança positiva no mercado.

O segredo para o sucesso está em planejar a transição de forma simples e gradativa. Estabeleça como meta inicial migrar cerca de 50% dos seus clientes de mensal para trimestral. Após três a seis meses, repita o processo migrando 50% dos clientes que agora são trimestrais para semestrais, e assim por diante.

Sugiro que você inicie o processo no mês em que você planeja reajustar o valor das mensalidades estabelecendo dois percentuais de reajuste: um percentual maior que irá definir o novo valor para aqueles que optarem por permanecer pagando mensalidades e um percentual menor que irá estabelecer o valor da parcela do plano trimestral.

Assim, se o valor da mensalidade da sua academia é de R$ 100 e o percentual médio de reajuste que você deseja aplicar é de 10%, os novos valores seriam definidos da seguinte forma:

  • Mensal R$ 100 + 15% reajuste = R$115
  • Trimestral R$ 100 + 5% reajuste = 3 x R$105

Definidos os valores, é hora de contatar pessoalmente ou por meio de telefone cada um dos seus clientes e apresentar a nova opção que permitirá aplacar o reajuste por meio do compromisso de permanência por três meses.

Passados de três a seis meses, ofereça aos clientes que aderiram ao plano trimestral a possibilidade de reduzir o valor dos seus pagamentos para R$ 100 por meio do compromisso de permanência por seis meses.

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